1) Les dispositifs d’enregistrements sonores doivent être nécessaires et proportionnés
Il est essentiel de justifier de la nécessité et de la proportionnalité du dispositif pour assurer la sécurité des biens et des personnes.
Trois étapes sont à suivre :
A – La proportionnalité s’analyse au cas par cas. Au préalable, le responsable du traitement doit prendre en compte :
L’objectif du dispositif et de son périmètre doivent être clairement définis.
Les risques d’atteintes aux Droits et aux libertés des personnes filmées doivent être identifiés.
B – Le dispositif de contrôle doit être nécessaire, c’est-à-dire qu’il convient de s’assurer qu’il n’existe pas de moyen moins intrusifpour atteindre l’objectif fixé. Cela nécessite notamment de déterminer quelles sont les données strictement nécessaires pour réaliser l’objectif, combien de temps il faut les conserver et qui peut y accéder en raison des missions qui lui sont confiées.
C – Le responsable du traitement doit chercher un équilibre entre les droits, libertés et intérêts en présence, c’est-à-dire ceux de l’organisme en comparant avec ceux des personnes concernées (membres du personnel, usagers, visiteurs, prestataires, etc.).
Le dispositif ne doit pas conduire à placer les membres du personnel sous surveillance permanente au risque d’être considéré comme pouvant porter une atteinte excessive à leurs droits et libertés, notamment le droit au respect de la vie privée au travail.
En pratique :
Un dispositif de captation sonore a généralement comme objectif premier de dissuader une agression verbale ou physique, puis d’alerter un tiers (ex. : PC sécurité, collègues à un autre étage ou bâtiment proche, secours) pour intervenir auprès de la personne l’ayant déclenché.
La captation et la transmission sonore en direct à un tiers se retrouvent justifiées.
Ce qui suppose que :
1 – Les personnes pouvant activer l’enregistrement sontparticulièrement exposés à des risques du fait de leur activité ou de leur isolement.
2 – Le ou les destinataires de l’alerte sont en capacité d’intervenir :
C’est-à-dire une personne à la fois suffisamment éloignée pour justifier le dispositif, mais qui serait en mesure d’intervenir rapidement en cas d’agression.
3 – La captation est restreinte.
A un guichet l’enregistrement ne doit capter que la conversation à ce même guichet.
2) Les enregistrements ne sont conservés qu’en cas d’incident avéré
S’il revient au salarié/agent de décider de l’activation de l’enregistrement sonore afin d’alerter un tiers, la conservation des enregistrements au-delà n’est possible qu’en cas d’incident avéré, à des fins de preuve.
Dans les autres cas, les enregistrements doivent être immédiatement supprimés.
Une procédure interne doit être établie, avant la mise en œuvre du dispositif.
Elle doit prévoir :
A – Le rôle et autorisations pour chaque acteur concerné au titre de ses fonctions, notamment qui est autorisé à accéder aux enregistrements afin de décider de la conservation ou de la suppression.
B – Les situations dans lesquelles les enregistrements peuvent être conservés.
C – Les modalités de conservation
( lieu de stockage, durée, accédants, etc. )
D– La procédure de suppression des enregistrements
( manuelle, automatique )
E – Les sanctions encourues en cas d’utilisation abusive du dispositif : pour être opposables aux personnes employées, elles doivent figurer dans le règlement intérieur porté à leur connaissance.
Les membres du personnel affectés à ces missions doivent être utilement formés :
La formation des personnels à l’utilisation de ces dispositifs, au respect des règles de protection des données et aux risques qu’ils présentent pour les droits et libertés des personnes concernées est essentielle.
Les personnes qui utilisent le dispositif doivent être sensibilisées sur l’importance de ne pas déclencher l’enregistrement sonore de façon abusive en raison des éventuelles conséquences pour les usagers et autres personnes dont la voix serait captée.