La conservation des données personnelles des clients ne peut exister au-delà de la durée strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale ayant pu exister.
Néanmoins lorsque ces données servent à établir la preuve de l’existence d’un Droit ou d’un contrat, ou conservées par les dispositions obligatoires de la Loi ou du Règlement, peuvent faire l’objet d’un archivage intermédiaire dans une durée qui ne saurait excéder celle de la finalité pour laquelle elle est conservée.
Il est préconisé soit la création d’une base de données d’archives spécifiques ou d’une séparation logique dans la base active des données après avoir procédé à un tri de celles pertinentes à archiver.
La conservation au-delà de la durée prévue des données de clients ou de prospects à des fins d’analyses ou d’élaboration de statistiques oblige à leur anonymisation irréversible par la purge de toutes les données personnelles incluant toutes celles, directes ou indirectes, permettant l’identification de la personne concernée.