Lors de la recherche d’un logement à louer il y a deux étapes incontournables :
La recherche des offres
Le dépôt du dossier
Les candidats à la location doivent fournir plusieurs informations et autres justificatifs, que ce soit à la destination du professionnel ou du propriétaire.
Il en découle un traitement de données personnelles de la personne concernée, avec celles de garants lorsque c’est demandé qui ne peut s’opérer que dans le respect de la protection de ces données. A savoir les utilisations faites et leur sécurité.
Deux phases sont à distinguer :
1 – La phase de recherches
Seules les données personnelles relatives à la recherche sont nécessaires, impliquant que les informations sur la situation ne peuvent pas être demandées.
Au titre de la minimisation des données il peut être sollicité
- L’identité des personnes
- Les coordonnées de contact comme les adresses électroniques ou le numéro de téléphone
- Les critères de recherche comme la localisation, le montant du loyer, la surface du logement.
La visite d’un bien ne peut pas être conditionnée à la fourniture d’un seul justificatif et peu importe lequel. Pour la prévention des risques de fraude, aucun document d’identité ou personnel ne saurait être fourni au préalable.
Les propriétaires ou leurs gestionnaires peuvent informer les candidats des futures conditions et leur demander de préparer les pièces nécessaires.
2 – Le dépôt du dossier
Le bailleur est légitime à demander des pièces justificatives pour constituer le dossier. Il doit notamment permettre d’apprécier la solvabilité des candidats.
La liste des justificatifs est fixée par Décret
( 2015-1437 du 5 novembre 2015 )
Elle comprend :
Une pièce justificative d’identité en cours de validité
Les documents matérialisant l’activité professionnelle
Les bulletins de paie etc…
La copie du livret de famille, la carte vitale, les relevés de compte bancaire, un contrat de mariage ou un jugement de divorce ou un extrait de casier judiciaire ne peuvent pas être demandée.
Si quiconque vient à exiger un justificatif non autorisé, il s’expose à une sanction d’amende pouvant aller jusqu’à 3000,00 € ( 15000,00 € pour une personne morale )
Il existe un téléservice « dossier facile » qui permet au candidat de déposer ses pièces justificatives, afin que le propriétaire puisse y créer un compte pour y accéder.
Dans la lutte contre l’utilisation frauduleuse de l’identité et des documents, un site « FiligraneFacile » proposé par l’Etat, ajoute un filigrane numérique personnalisé pour protéger les documents avant qu’ils ne soient transmis.